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Un bon fichier de suivi vaut mieux qu'un mauvais logiciel. Voici comment le construire, et à quel moment il cesse de suffire.
C'est même souvent la bonne décision. Un tableur ne coûte rien, se plie à votre organisation et se modifie en trois secondes. Beaucoup de cabinets le gardent des années sans que cela pose le moindre problème.
Ce qui pose problème, c'est de ne pas voir le moment où il devient plus coûteux que ce qu'il fait gagner. Autant savoir à quoi ressemble ce moment.
La plupart des fichiers de suivi souffrent d'un excès de colonnes descriptives et d'un manque de colonnes actionnables.
La structure
L'erreur la plus fréquente est l'onglet par client. Elle rend toute vision d'ensemble impossible, et c'est justement la vision d'ensemble qu'on cherche.
Ils n'arrivent pas tous en même temps, mais ils arrivent tous.
Chaque nouveau client se crée en copiant un onglet existant, puis en réadaptant les dates et les formules. C’est là que se glissent les erreurs qu’on ne verra que six mois plus tard, quand l’échéance sera passée.
Un tableur ne prévient de rien. Il faut l’ouvrir, le lire, et savoir quoi y chercher. L’information n’est jamais fausse à moitié : elle est fausse dès qu’une ligne n’a pas été mise à jour.
Deux collaborateurs qui éditent en même temps, une version locale enregistrée sur un poste, un filtre laissé actif qui masque des lignes à la personne suivante. Le fichier partagé résout mal ce que le multi-utilisateur exige.
Qui a changé ce statut, et quand ? Le fichier ne le sait pas. En cas de désaccord avec un client ou de contrôle, c’est précisément l’information qui manque.
Le fichier reflète l’organisation mentale de celui qui l’a conçu. Quand cette personne part, il reste un outil que plus personne n’ose modifier, donc que plus personne ne met à jour correctement.
Si trois de ces cinq signaux sont vrais chez vous, le fichier vous coûte déjà plus qu'il ne vous rapporte.
Vous avez dépassé la soixantaine de dossiers actifs
Plus de deux personnes doivent écrire dans le fichier
Vous avez déjà rattrapé une échéance de justesse
La reprise du dossier d’un collègue absent demande une enquête
Vous ne savez pas dire, sans calculer, ce que rapporte un client
Rien de magique : les mêmes informations, mais qui se mettent à jour sans qu'on les saisisse. Un nouveau dossier génère ses propres échéances à partir de son régime et de sa date de clôture. Les statuts changent depuis un tableau croisé qui ressemble beaucoup à votre onglet « suivi courant ». Et l'outil prévient avant la date, au lieu d'attendre qu'on le consulte.
C'est exactement ce que fait Kabineo, et c'est la seule raison pour laquelle il existe : son auteur tenait ce fichier avant de l'écrire.
On vous montre Kabineo, puis on vous accompagne sur la mise en place.