Fonctionnalités · Pilotage d'équipe
La question « tu as avancé sur Martin ? » coûte deux minutes à celui qui la pose et casse la concentration de celui qui répond. Vingt fois par jour, ça fait une organisation.
Dans un cabinet sans outil de pilotage, l'information sur l'avancement circule par interruption : un message, un passage de couloir, un point du lundi. Elle est fraîche cinq minutes, puis elle périme.
Le dirigeant finit par vérifier lui-même. Le collaborateur, lui, ne sait pas toujours ce qui est prioritaire, alors il traite ce qui est visible, pas ce qui est urgent.
Ce que ça change
Vous répartissez la charge au jugé, et vous découvrez la surcharge quand quelqu'un craque.
Capacité et charge affectée se comparent semaine par semaine, avant l'incident.
Savoir où en est un dossier oblige à interrompre celui qui s'en occupe.
L'avancement se lit sans déranger personne.
Un collaborateur part, et ses dossiers partent un peu avec lui.
La réaffectation prend quelques clics, l'historique reste au cabinet.
Un nouvel arrivant met des semaines à comprendre le fonctionnement interne.
Compte créé, dossiers affectés : il sait quoi faire dès le premier jour.
Les rôles
Chaque dossier a un Manager et un ou plusieurs Assistants. Ce n'est pas de l'organigramme : c'est ce qui détermine qui voit quoi et qui reçoit quelles alertes.
Pas après, quand quelqu'un craque ou qu'une échéance saute.
Capacité contre charge affectée : pour chaque collaborateur, semaine par semaine.
Absences déduites : un congé retire mécaniquement la capacité correspondante.
Planning hebdomadaire : les tâches se posent sur des créneaux réels.
Alertes de surcharge : quand l'affecté dépasse le disponible.
Dashboard personnel : chacun ouvre l'outil et sait quoi faire, dans quel ordre.
Notifications ciblées : envoyées aux personnes affectées, pas à tout le cabinet.
Suivre l'avancement en temps réel remplace les points de contrôle. Vous validez quand c'est prêt au lieu de relancer pour savoir si ça l'est.
Un déséquilibre repéré en début de semaine se corrige en réaffectant. Repéré en fin de période fiscale, il se paie en heures supplémentaires et en erreurs.
Les dossiers appartiennent au cabinet, pas à la personne qui les tenait. C'est ce qui distingue une organisation d'une collection d'habitudes.
Vous savez si l'équipe est réellement à la limite avant d'embaucher, et le nouveau venu est opérationnel en une journée.
On vous montre Kabineo, puis on vous accompagne sur la mise en place.