Fonctionnalités · Déontologie
Une cinquantaine de diligences créées automatiquement à la création d'un dossier, filtrées selon son type, et vérifiables à tout moment.
On l'oublie parce qu'il n'existe nulle part tant que quelqu'un ne l'a pas écrit sur une liste. Le dossier s'ouvre, la production démarre, et la conformité attend le jour où l'on en a besoin.
Ce jour-là, on rattrape en urgence. On rappelle des clients entrés il y a trois ans pour leur redemander une pièce d'identité. C'est la partie la plus désagréable du métier, et elle est entièrement évitable.
Ce que ça change
La conformité se rattrape dans l'urgence quand un contrôle s'annonce.
Elle est traitée le jour de l'ouverture : le jour du contrôle, elle est déjà là.
Vous rappelez un client entré il y a trois ans pour lui redemander une pièce d'identité.
La pièce a été demandée au moment où il était le plus disposé à la fournir.
Personne ne sait dire quels dossiers sont incomplets.
L'état de chaque dossier se lit sans ouvrir un classeur.
La checklist est recopiée à la main, donc parfois sautée.
Elle se crée seule, filtrée selon le type de dossier.
Le principe
La conformité n'est pas une étape en fin de parcours : c'est une conséquence de l'ouverture du dossier.
Chaque dossier reçoit celles qui le concernent, selon qu'il s'agit d'une société, d'un LMNP ou d'un particulier.
À la sortie aussi
La sortie d'un client déclenche sa propre liste : mention de sortie, fermeture des accès aux outils, archivage. Ce sont des tâches sans urgence apparente, donc précisément celles qui traînent des mois quand rien ne les porte.
Vous ne préparez rien dans l'urgence, parce qu'il n'y a rien à rattraper. C'est le retour que font le plus spontanément les cabinets qui en ont déjà vécu un.
Questionnaire, bénéficiaire effectif et évaluation du risque sont faits à l'entrée en relation, et tracés, avec leur date et leur responsable.
Un client qui vient de signer fournit ses pièces sans discuter. Trois ans plus tard, la même demande passe pour de la paperasse.
Ni fichier partagé, ni modèle Word à dupliquer. La liste s'adapte au dossier, et vous l'ajustez une fois pour toutes au niveau du cabinet.
On vous montre Kabineo, puis on vous accompagne sur la mise en place.