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Journal des temps d'un collaborateur : grille de la semaine, temps saisi par tâche et par jour, écart avec le temps prévu
La saisie à la semaine : une case par tâche et par jour, l'écart avec le prévu sous chaque ligne.

Ce que coûte un temps qu'on ne note pas

Un forfait se négocie une fois, puis le temps passé dérive en silence : un client qui envoie ses pièces en trois fois, une révision qui déborde, un bilan repris à deux. Sans saisie, cette dérive n'apparaît nulle part avant que le dossier ne soit devenu déficitaire.

Quand la saisie existe, elle se fait souvent le vendredi soir, de mémoire, dans un tableur. Ou dans une case unique par tâche, que le dernier qui la touche écrase : le temps d'un collègue venu aider disparaît, et le chiffre final ne dit plus rien.

Ce que ça change

Mesurer le temps, sans en faire un second métier.

La feuille de temps se remplit le vendredi soir, de mémoire.

La grille de la semaine se remplit au fil des jours : une ligne par tâche, une colonne par jour.

Le temps d'un collègue venu aider est attribué au responsable, ou perdu.

Chacun saisit son propre temps sur la tâche, sous son nom, au jour où il a travaillé.

Le dépassement d'un dossier se découvre au moment de facturer.

Le réel se compare à l'estimé tâche par tâche, et les écarts anormaux remontent à l'équipe.

La rentabilité d'un forfait reste une impression.

Taux horaire réalisé et marge se calculent par dossier, sur les heures réellement saisies.

La saisie

Une feuille de temps qui ne demande pas d'effort.

Le suivi du temps repose sur un journal : chaque saisie est un incrément de travail, avec sa durée, son auteur, son jour et sa tâche. Jamais un total que l'on écrase.

  • En heures et minutes, compté en minutesTrois saisies de vingt minutes font une heure, pas 0,99.
  • Le jour travaillé, pas le jour de saisieLe temps de vendredi saisi lundi compte pour vendredi. Une date future est refusée.
  • Le planning se confirme d'un clicUn créneau planifié, une fois commencé, attend en gris dans votre grille : le confirmer en fait du temps passé, sans ressaisie.
  • Le contrôle compté à partLe temps de relecture du superviseur ne se mélange ni à la production, ni à la comparaison avec l'estimation.
  • Chacun son tempsToute personne qui a accès à la tâche y note le sien. Seul un administrateur corrige la saisie d'un autre.

Ce que les heures vous apprennent.

Une saisie n'a d'intérêt que si elle sert à décider.

Estimé contre réel, sur chaque tâche : le temps prévu, le temps passé, et le dépassement signalé.

Les écarts anormaux : les tâches dont le réel atteint le double de l'estimation, repérées pour toute l'équipe.

Les tâches terminées sans temps : chacun voit les siennes sur son tableau de bord, les administrateurs les voient par collaborateur.

Capacité, planifié, saisi : côte à côte pour toute l'équipe, à la semaine, au mois, au trimestre ou à l'année, avec les collaborateurs planifiés au-delà de leur capacité.

Où part votre temps : tendance, répartition par catégorie et par client, production et contrôle, dans votre propre journal.

La rentabilité de chaque dossier : les honoraires de l'exercice rapportés aux heures passées, comparés au taux horaire cible du cabinet.

La rentabilité

De l'heure saisie à la marge du dossier

Chaque heure est valorisée au coût de revient de celui qui l'a passée : son coût employeur et une quote-part de frais fixes, rapportés à ses heures au contrat sur les mois réellement travaillés. Ce coût est daté au mois : une augmentation en juillet ne réécrit pas le coût des heures de mars.

La marge s'affiche avec sa fiabilité. Une heure dont le coût n'est pas connu est comptée à part, jamais valorisée à zéro, et le nombre de tâches terminées sans temps saisi accompagne le chiffre. Avant même de produire, les heures estimées donnent un budget : leur coût prévisionnel, et ce qu'elles vaudraient à votre taux de refacturation, qui dit si le dossier est vendu sous son prix de revient.

Le taux horaire réalisé est visible de la direction du dossier ; le coût de revient et la marge, des seuls administrateurs, parce qu'ils dérivent des salaires. Le détail par dossier et par mission se lit dans les statistiques et la rentabilité, et notre guide sur la rentabilité d'un dossier en cabinet comptable détaille la méthode.

Ce que le journal n'est pas

  • Une pointeuse : il mesure le temps passé sur les dossiers, pas les horaires de présence
  • Un classement des collaborateurs : pas de score d'efficacité, les écarts se lisent tâche par tâche
  • Une saisie au nom des autres : chacun note son propre temps
  • Un total que l'on écrase : une correction porte sur une saisie, jamais sur la somme

Ce qu'il garantit

  • Chaque minute a un auteur, un jour et une tâche
  • Tous les totaux calculés depuis le même journal, jamais depuis un cumul arrondi
  • Le temps passé sur une tâche abandonnée reste compté dans la rentabilité
  • Les saisies d'un exercice clôturé ne se modifient plus

Dans l'application

La charge de toute l'équipe, en un écran.

Capacité, temps planifié et temps saisi, collaborateur par collaborateur.

Vue Temps de l'équipe : capacité, temps planifié et saisi de la semaine, détail par collaborateur

Ce que votre cabinet y gagne.

Vous savez quels forfaits renégocier

Les dossiers dont le temps a dépassé les honoraires se voient chiffres à l'appui, au lieu de se deviner au moment de facturer.

Vos estimations s'appuient sur du réel

L'écart entre prévu et passé, tâche par tâche, vous donne une base concrète pour estimer l'exercice suivant.

La saisie cesse d'être une corvée

Une grille à la semaine et des créneaux planifiés confirmés d'un clic : le temps se note au fil de la journée, pas le vendredi soir.

Une charge objectivée, pas ressentie

Capacité, planifié et saisi côte à côte : une surcharge se discute avec des chiffres, avant de devenir un départ.

À voir aussi

Prêt à structurer votre suivi interne ?

On vous montre Kabineo, puis on vous accompagne sur la mise en place.

  • Migration depuis Excel accompagnée pas à pas
  • Données hébergées en France, isolation par cabinet
  • Équipe opérationnelle en moins d'une journée
  • Accompagnement sur-mesure