Ressources
Les diligences se traitent en quelques minutes le jour de l'entrée en relation. Reconstituées deux ans plus tard, elles coûtent une demi-journée et quelques appels gênants.
Tout le monde connaît la liste. Le problème est qu'elle n'existe nulle part au moment où elle serait utile : le dossier s'ouvre, la production démarre, et la conformité attend d'être réclamée.
Une checklist n'a de valeur que si elle apparaît sans qu'on la cherche, au bon moment, et si son état est visible dossier par dossier. Voici celle que nous utilisons.
Les autres pièces se rattrapent. Celles-ci perdent leur sens si elles sont faites après coup.
L'entrée en relation ouvre l'obligation de connaissance du client. Le questionnaire formalise l'activité réelle, l'origine des fonds et le contexte de la relation. C'est la pièce qu'on retrouve le moins souvent dans les dossiers anciens.
Remonter la chaîne de détention jusqu'aux personnes physiques. Sur les montages à plusieurs niveaux, c'est le travail qui prend le plus de temps, et celui qu'on repousse le plus volontiers.
Elle conditionne l'intensité des vigilances qui suivront. Une évaluation faite au moment de l'entrée en relation prend quelques minutes ; reconstituée deux ans après, elle n'a plus grande valeur.
Toutes ne concernent pas tous les dossiers : une société, un LMNP et un particulier n'appellent pas les mêmes pièces.
Cette liste est une checklist de travail issue de la pratique d'un cabinet, pas un avis juridique. Les obligations applicables à votre cabinet restent celles définies par le Code monétaire et financier et par les normes professionnelles de l'Ordre.
La méthode
Une checklist recopiée à la main est une checklist qu'on finit par sauter. Quatre principes suffisent à la rendre tenable.
La liste est créée automatiquement à l'ouverture d'un dossier, filtrée selon son type, et chaque diligence devient une tâche avec son responsable, son statut et son historique. L'état de conformité d'un dossier se lit sans ouvrir un classeur.
Les listes sont modifiables : vous ajoutez les diligences propres à votre cabinet et retirez celles qui ne vous concernent pas.
On vous montre Kabineo, puis on vous accompagne sur la mise en place.