Kabineo ou la gestion interne de Pennylane

La gestion interne de Pennylane et Kabineo répondent au même besoin, organiser le travail du cabinet, mais avec deux logiques opposées. Pennylane intègre sa gestion interne à son logiciel de production : missions, temps, boni-mali, lettres de mission et facturation du cabinet y partagent les données de la comptabilité, mais le suivi des échéances ne couvre que les dossiers tenus sur Pennylane. Kabineo est un outil séparé, centré sur les échéances, le planning de l’équipe et la déontologie, qui couvre tous les dossiers quel que soit le logiciel qui les produit, et qui ne facture pas vos clients.

Kabineo est édité par l’auteur de cette page. Chaque affirmation sur Pennylane renvoie à son site ou à son centre d’aide, listés dans les sources.

Informations relevées le 5 octobre 2026 sur les sites des éditeurs ; elles peuvent avoir évolué.

Deux approches : gestion interne intégrée ou indépendante de la production

Une gestion interne intégrée lit directement ce que la production sait déjà : le dossier existe, la déclaration de TVA a été envoyée, le temps passé à lettrer a été détecté. Rien n’est ressaisi. La contrepartie tient en une condition : les dossiers doivent être produits sur ce logiciel.

Une gestion interne indépendante couvre tout le portefeuille, y compris les dossiers tenus sur un autre logiciel, les LMNP, les particuliers ou les missions sans comptabilité. La contrepartie : les informations de production n’y arrivent que par un connecteur, ou par l’équipe qui met le statut à jour.

Aucune des deux logiques n’est meilleure dans l’absolu. La question utile est : quelle part de votre portefeuille est tenue sur Pennylane, et de quoi avez-vous besoin en dehors de la production ? Notre guide pour choisir un logiciel de gestion interne aide à cadrer ce besoin.

Ce que fait la gestion interne de Pennylane

D’après le site et le centre d’aide de l’éditeur, la gestion interne de Pennylane (« Pennylane Gestion Interne » sur sa page experts-comptables) comprend :

• Missions et facturation : missions avec ou sans abonnement, facturation récurrente générée depuis une mission, brouillons de factures importés en masse, factures au format Factur-X, relances automatiques et prélèvements SEPA.
• Temps passés : saisie depuis un calendrier ou depuis le dossier, taux horaire par collaborateur, contrôle de saisie, et des temps détectés automatiquement à partir des actions faites dans Pennylane (lettrage, écriture, déclaration). Les temps peuvent être saisis sur tous les clients, même ceux dont la comptabilité n’est pas tenue sur Pennylane.
• Rentabilité : boni-mali par dossier, calculé en croisant les temps avec la facturation émise sur Pennylane, et suivi du volume d’affaires récurrent du portefeuille.
• Tâches : par dossier, assignées à un collaborateur ou à un rôle, avec échéance, date « à faire avant », temps estimé, cinq statuts et modification en lot du statut ou de l’assignation.
• Suivi des échéances : un tableau pour la TVA, les acomptes d’IS et de CVAE, la DAS2, la DECLOYER, le solde de CA12 et les clôtures (révision, liasse, solde d’IS, plaquette). Il ne couvre que les dossiers actifs sur la plateforme. Pennylane indique qu’un module de tâches pour les déclarations fiscales est prévu et que les statuts « à superviser » et « supervisé » ne sont pas encore disponibles dans ce tableau.
• Prospects et lettres de mission : suivi des prospects, lettres de mission à partir de modèles personnalisables, signées électroniquement avec JeSigneExpert.

Nous n’avons trouvé, dans la collection d’aide « Gestion interne », ni plan de charge comparant la charge à la capacité de chaque collaborateur, ni suivi des diligences de lutte anti-blanchiment. Cela ne prouve pas qu’ils n’existent pas ailleurs dans Pennylane : posez la question en démonstration.

Ce que fait Kabineo

Kabineo est un logiciel de gestion interne pour cabinets de 2 à 30 collaborateurs. Il ne tient pas la comptabilité. Le détail est sur la page fonctionnalités ; en résumé :

• Échéances fiscales : à la configuration de l’exercice d’un dossier, Kabineo génère les tâches et leurs échéances : TVA selon la périodicité, acomptes de TVA du régime simplifié, acomptes et solde d’IS, bilan et liasse, approbation des comptes et dépôt au greffe, CFE, CVAE, DAS2, DECLOYER, TASCOM, taxe foncière, taxe sur les salaires, TVS, IFU, 2777, DEB et DES, OSS, IRPP, IFI, social des TNS. Ce sont des échéances internes de cabinet, réglables, avec des rappels avant la date.
• Dossiers : sociétés, LMNP et particuliers, fiches enrichies depuis SIRENE et le RNE, veille des annonces BODACC des clients.
• Équipe : rôles par dossier (expert-comptable, chef de mission, collaborateurs, juridique), planning hebdomadaire par créneaux, absences, charge comparée à la capacité, supervision des tâches (relecture ou validation), changements de statut en lot. Voir le pilotage d’équipe.
• Déontologie : une cinquantaine de diligences (LAB, bénéficiaire effectif, évaluation du risque) créées à l’ouverture du dossier, filtrées selon son type.
• Temps passés et rentabilité : journal des temps par tâche et par collaborateur, écart entre l’estimé et le réel, rentabilité par dossier avec taux horaire réalisé et coût de revient par collaborateur ; chiffre d’affaires mensuel et annualisé par dossier et par mission.
• Lettre de mission : générée en PDF à partir d’un socle aligné sur le modèle de l’Ordre, avenant suggéré quand les honoraires récurrents s’écartent de la dernière lettre signée. Pas de signature électronique intégrée : le PDF part par le canal habituel du cabinet, et la signature, une fois notée, clôt les tâches lettre de mission et convention d’honoraires.

Ses limites, à connaître avant de comparer : c’est un produit jeune, il ne fait ni facturation du cabinet ni production comptable, n’intègre pas de signature électronique, et ses connexions avec Pennylane, ACD et JeDeclare sont en cours d’intégration. MyUnisoft et les agendas Google et Outlook sont déjà connectés (voir les connexions).

Kabineo ou Pennylane : le tableau comparatif

Critère	Gestion interne de Pennylane	Kabineo
Nature	Module de l’espace cabinet d’un logiciel de production	Outil de gestion interne indépendant de la production
Dossiers couverts	Temps : tous les clients ; échéances : dossiers actifs sur Pennylane	Tous les dossiers : sociétés, LMNP, particuliers
Échéances	Tableau de suivi : TVA, acomptes d’IS et de CVAE, DAS2, DECLOYER, solde de CA12, clôtures	Tâches générées à la configuration de l’exercice, de la TVA à l’IFI ; dates internes réglables, rappels
Statut des déclarations	Suivi dans la plateforme (à déclarer, en cours d’envoi, payée…)	Mis à jour par l’équipe ; synchronisation Pennylane en cours d’intégration
Tâches	Par dossier, assignées à un collaborateur ou à un rôle, modification en lot	Par dossier, rôles expert-comptable, chef de mission, collaborateur et juridique, supervision, statuts en lot
Temps passés	Saisie, temps détectés automatiquement, taux horaire	Journal des temps par tâche et par collaborateur, écart avec l’estimé
Rentabilité	Boni-mali : temps croisés avec la facturation émise sur Pennylane	Taux horaire réalisé et coût de revient par collaborateur, par dossier
Planning et charge	Calendrier de saisie des temps ; plan de charge non décrit dans l’aide	Planning hebdomadaire par créneaux, absences, charge comparée à la capacité
Déontologie	Non décrite dans l’aide Gestion interne	Une cinquantaine de diligences créées à l’ouverture
Lettre de mission	Modèles personnalisables, signature électronique avec JeSigneExpert	PDF généré à partir d’un socle aligné sur le modèle de l’Ordre ; pas de signature électronique intégrée
Facturation du cabinet	Oui : abonnements, Factur-X, SEPA, relances	Non
Tarif public	Non communiqué publiquement ; gratuit pour les créateurs de cabinet	1 € HT par dossier et par mois (offre de lancement), essai de 14 jours

Quand la gestion interne de Pennylane convient mieux

Pour un cabinet entièrement sur Pennylane, son module est souvent le choix le plus simple.

• Tous vos dossiers sont tenus sur Pennylane : le tableau de suivi des échéances les couvre tous, avec des statuts qui viennent de la production elle-même.
• Vous voulez facturer vos clients dans le même outil : abonnements tirés des missions, Factur-X, prélèvements SEPA et relances. Kabineo ne le fait pas.
• Vous pilotez au boni-mali : temps saisis ou détectés, croisés avec la facturation réellement émise, dans le même outil.
• Vous voulez faire signer la lettre de mission électroniquement depuis l’outil : Pennylane le prévoit avec JeSigneExpert, Kabineo non.
• Vous préférez un seul éditeur : un seul contrat, un seul support, une seule interface pour l’équipe. Pennylane indique que plus de 6 500 cabinets collaborent avec leurs clients sur sa plateforme.

Quand Kabineo convient mieux

• Une partie du portefeuille n’est pas sur Pennylane : dossiers tenus sur un autre logiciel, LMNP, particuliers suivis pour l’IRPP ou l’IFI. Kabineo les traite comme les autres.
• Vous voulez que les échéances naissent du paramétrage du dossier, y compris des obligations que le tableau de suivi décrit dans l’aide de Pennylane ne liste pas (CFE, taxe sur les salaires, IFU, TVS, OSS…), avec des dates internes propres au cabinet.
• Votre problème est la charge de l’équipe : un planning hebdomadaire par créneaux, absences déduites, et une charge comparée à la capacité de chacun.
• La déontologie doit être tracée dès l’ouverture de chaque dossier.
• Vous voulez relier le temps au planning et aux tâches : écart entre l’estimé et le réel tâche par tâche, rentabilité par dossier, sans que votre facturation change d’outil.
• Vous voulez un tarif publié et proportionnel au portefeuille : 1 € HT par dossier et par mois en offre de lancement, collaborateurs illimités, sans engagement (voir les tarifs).

Utiliser Pennylane et Kabineo ensemble

Les deux outils ne se recouvrent qu’en partie. Si votre cabinet tient aujourd’hui la production sur Pennylane et le reste dans un fichier de suivi Excel, Kabineo prend la place du fichier, pas celle de Pennylane. Un partage cohérent :

• Pennylane garde la production, la facturation du cabinet, les encaissements et, si vous facturez au temps, la saisie des temps et le boni-mali.
• Kabineo porte les échéances de tout le portefeuille, le planning et la charge de l’équipe, la supervision, la déontologie, la lettre de mission et, si vous ne facturez pas au temps, le suivi des temps et de la rentabilité.

Deux règles évitent les doublons. Choisissez un seul outil pour la saisie des temps. Et tant que la synchronisation des statuts de déclaration depuis Pennylane est en cours d’intégration, décidez qui met à jour le statut dans Kabineo quand une déclaration part.

Les autres alternatives à Pennylane pour la gestion interne

Si vous cherchez une alternative à la gestion interne de Pennylane tout en gardant Pennylane pour la production, les candidats sont les outils indépendants de la production :

• Tempolia réunit temps, plan de charge, lettres de mission et facturation du cabinet, avec une connexion API à Pennylane dans son offre Enterprise. Voir Kabineo ou Tempolia.
• Queoval Expert vend des packs (LAB, conformité, pilotage, Cabinet 360) et propose une connexion Pennylane en option.
• Vesper se présente comme un CRM de cabinet, avec calendrier fiscal et connecteur Pennylane, facturé au dossier.

Si vous envisagez de changer de logiciel de production, Cegid Loop, ACD et Bleez ont leur propre gestion interne intégrée. Le comparatif des logiciels de gestion interne les met côte à côte, tarifs publiés compris.